Privacyverklaring Fanfare St. Willibrordus, Lierop Versie 1.0, 01-02-2019
1. PRIVACYBELEID
1.1. Jouw privacy Fanfare St. Willibrordus hecht waarde aan jouw privacy en de daarbij horende bescherming van persoonsgegevens. Daarom willen wij je in dit privacybeleid heldere en transparante informatie geven over de wijze waarop Fanfare St. Willibrordus persoonsgegevens verwerkt van leden, vrijwilligers, sponsoren, en andere personen waarmee Fanfare St. Willibrordus een relatie heeft. In dit document worden deze personen aangeduid met relatie. Uiteraard worden persoonsgegevens van relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt Fanfare St. Willibrordus zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is vereniging Fanfare St. Willibrordus. In dit document waar gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere rechtspersoon van 18 jaar en ouder bedoeld. Indien het om minderjarigen gaat, wordt daarmee de ouder/voogd bedoeld.
1.2. Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens Er zijn verschillende doeleinden waarvoor Fanfare St. Willibrordus je persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. Fanfare St. Willibrordus verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van de relatie in het kader van de activiteiten die zij uitvoert: 1. Wanneer de relatie lid van Fanfare St. Willibrordus is/wordt: • Voor het verwerken van de contributie. • Voor het informeren over repetities, concerten en serenades. • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen. 2. Wanneer de relatie vrijwilliger van Fanfare St. Willibrordus is/wordt: • Voor het eventueel uitbetalen van vrijwilligersvergoeding of onkosten. • Voor het informeren over werkroosters. • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen. 3. Wanneer de relatie sponsor, vriend of donateur van Fanfare St. Willibrordus is/wordt: • Voor het verwerken van sponsorbedragen. • Voor het verlengen of uitbreiden van sponsorovereenkomsten. • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen. • Voor het vervaardigen van sponsormateriaal. • LET OP: sponsors als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid. 4. Wanneer de leverancier relatie van Fanfare St. Willibrordus is/wordt: • Voor het eventueel uitbetalen van afgenomen diensten door Fanfare St. Willibrordus. • Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen. • LET OP: leveranciers als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid. 5. Wanneer de relatie mogelijk lid wordt van Fanfare St. Willibrordus: • Voor het onderhouden van het contact tot het moment dat je lid wordt of ervan afziet. 6. Wanneer de relatie contact opneemt met Fanfare St. Willibrordus via e-mail, Facebook, Twitter of andere social media: • Voor het onderhouden van het contact. De gegevens, of daar een deel van, worden alleen gebruikt door de vrijwilligers die dat nodig hebben voor de uitvoering van zijn of haar functie. Bijvoorbeeld: de penningmeester mag gebruikmaken van het rekeningnummer om contributie te heffen. Een vrijwilliger bij een concert mag hier geen gebruik van maken, en heeft dan ook geen toegang tot dit gegeven. 2 Verwerking van je persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. De gegevens van de relatie blijven maximaal twee jaar bewaard na het beëindigen van de relatie. Tenzij het om financiële gegevens gaat, dan is Fanfare St. Willibrordus wettelijk verplicht deze zeven jaar te bewaren.
1.3 Persoonsgegevens die wij vastleggen Wij leggen de volgende gegevens vast: – Voor- en achternaam – Straat + huisnummer – Postcode + plaats – Telefoonnummer – Geboortedatum (alleen bij leden) – Welk instrument zij in bruikleen hebben (alleen bij leden) – Aanvang van lidmaatschap (alleen bij leden) – Bankrekeningnummer (alleen bij automatische incasso)
1.4. Administraties Fanfare St. Willibrordus voert een aantal administraties om de vereniging draaiende te houden. Hierbij minimaliseren we de persoonsgegevens in het systeem, maar voldoende om een goede administratie te kunnen voeren. • Ledenadministratie via applicatie • Een gedeelte van de ledenadministratie (voor- en achternaam, aanvang van lidmaatschap) is bekend bij de KNMO, vanwege jubilea.
1.5. E-mail Fanfare St. Willibrordus verstuurt nieuwsbrieven via e-mail om haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen de vereniging. Daarnaast worden e-mails verstuurd om evenementen aan te kondigen zoals concerten, serenades et cetera. Je kunt altijd de toestemming voor het versturen van e-mail intrekken door te antwoorden op de e-mail.
1.6. Foto’s en video’s Gedurende concerten, serenades en andere evenementen kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt. Deze foto’s en/of video’s kunnen op de website van Fanfare St. Willibrordus of social media terechtkomen. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Indien er toch een foto op staat die je privacy aantast, stuur dan een e-mail naar secretariaatfanfarelierop@gmail.com onder vermelding van de referentie naar de foto/video. Fanfare St. Willibrordus heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media. Indien je van mening bent dat Fanfare St. Willibrordus hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met Fanfare St. Willibrordus via secretariaatfanfarelierop@gmail.com met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. Fanfare St. Willibrordus zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft Fanfare St. Willibrordus geen verantwoordelijkheid, tenzij door Fanfare St. Willibrordus zelf geplaatst.
1.7. Recht van verzet Indien je in het geheel geen prijs stelt op nieuwsbrieven of aankondigingen van evenementen, stuur dan een e-mail naar secretariaatfanfarelierop@gmail.com met de beschrijving welke informatie je niet meer wilt ontvangen. Indien je informatie wenst over welke gegevens wij vastgelegd hebben, of wil je gegevens wijzigen, neem dan contact op met de ledenadministratie via secretariaatfanfarelierop@gmail.com.
1.8. Gebruik van persoonsgegevens door derden Fanfare St. Willibrordus laat geen gebruik van persoonsgegevens door derden zelf toe voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden.
1.9. Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers Voor het uitoefenen van bepaalde functies binnen Fanfare St. Willibrordus, kan de desbetreffende vrijwilliger gebruikmaken van communicatiemiddelen waarop Fanfare St. Willibrordus geen invloed heeft. Onder communicatiemiddelen worden verstaan: e-mails, WhatsApp/Messenger, direct 3 messages zoals via Facebook en Twitter, telefoongesprekken, et cetera. De vrijwilligers dienen zich te houden aan dit privacybeleid.
1.10. Website van Fanfare St. Willibrordus en andere websites Op de websites van Fanfare St. Willibrordus tref je een aantal links aan naar andere websites. Fanfare St. Willibrordus draagt echter geen verantwoordelijkheid met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens, tenzij het een leverancier van Fanfare St. Willibrordus is. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die je bezoekt.
2. TENSLOTTE
2.1. Vragen Heb je na het lezen vragen of opmerkingen over ons privacybeleid, dan kun je deze richten aan: Fanfare St. Willibrordus, secretariaatfanfarelierop@gmail.com of via het contactformulier op de website.
2.2. Meldpunt kwetsbaarheden Ben je deskundig en ontdek je een kwetsbaarheid in onze systemen? Help ons dan door deze kwetsbaarheid te melden via secretariaatfanfarelierop@gmail.com. Zo kunnen we samen de veiligheid en betrouwbaarheid van onze systemen verbeteren.
2.3. Wijzigingen privacybeleid Fanfare St. Willibrordus behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren je dan ook om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Indien Fanfare St. Willibrordus een belangrijke wijziging doorvoert die gevolgen heeft voor de wijze waarop Fanfare St. Willibrordus de persoonsgegevens van relaties verwerkt, dan maken wij dit kenbaar via berichtgeving op onze website, in onze nieuwsbrief of op social media.
2.4. Verantwoording Voor het toepassen en uitvoeren van dit privacybeleid is het bestuur van Fanfare St. Willibrordus verantwoordelijk.
